Los Sistemas de Gestión tienen como fin principal la planificación y ejecución controlada de los recursos de la organización para lograr los objetivos previstos.
Por Revista Summa.
Que un empresario evalúe el funcionamiento y los resultados de su negocio es vital para lograr el éxito en los negocios. Esto toma mayor relevancia cuando se trata del cierre e inicio del año, ya que esta es la época del año para revisar diversos indicadores a nivel del negocio, analizarlos y corregirlos de cara al 2023. Uno de ellos son los Sistemas de Gestión (SG) de la empresa.
Estos son sistemas con diferentes enfoques como calidad, inocuidad, ambiente, responsabilidad social, eficiencia energética, entre otros. Dentro de la empresa, estos Sistemas de Gestión tienen como fin principal la planificación y ejecución controlada de los recursos de la organización para lograr los objetivos previstos.
Pero ¿por qué es importante analizar o evaluar los Sistemas de Gestión implementados en las empresas? De acuerdo con Carolina González, consultora asociada de TAMA Adv., esto le permitirá a la organización tener claridad del nivel de cumplimiento con el que cuenta su SG; así como el cumplimiento de las metas asociadas a los indicadores y objetivos de la empresa.
“Un aspecto muy importante para el crecimiento de cualquier negocio, es la mejora continua. Precisamente, las acciones de mejora continua surgen hasta que se realiza un análisis y una verificación del nivel de conformidad del SG. Una buena verificación nos permitirá iniciar con una nueva planificación del Sistema de Gestión, donde tengamos claros todos aquellos recursos que necesitamos y gestionemos esos cambios y mejoras de forma controlada”, comentó la especialista.
Este análisis para los Sistemas de Gestión debe ser medible. Esto de modo que le permita a los responsables tener un dato exacto de cumplimiento, siendo este el marco de referencia para iniciar las acciones enfocadas a la mejora continua.
Adicionalmente, agrega la consultora asociada de TAMA Adv., es importante medir todo el SG, su cumplimiento asociado a los requisitos legales y de cliente que son de cumplimiento primordial; así como todo requisito asociado a las normas o esquemas en que cada organización se encuentre trabajando o se encuentre certificada.
A nivel interno, los responsables del Sistema de Gestión deben estar seguros de estar cumpliendo con los propios objetivos de la empresa y de que se alcanzan las metas, gestionando sus procesos de forma controlada y dentro de los indicadores previstos. Además, el nivel de competencia de su personal será primordial, ya que tiene una relación directa con los resultados del SG.
González afirmó que la periodicidad de este análisis dependerá de aspectos específicos de cada empresa. Por ejemplo, los resultados que han tenido en su SG, sus tendencias de cumplimiento y desviación, así como su nivel de riesgo. “Estos elementos determinarán la frecuencia ideal para garantizar una verificación constante del Sistema de Gestión”, afirmó.
Añadió que “cuando se piensa en definir una frecuencia de análisis, se debe recordar que entre más tiempo se deje pasar entre un análisis y otro, se corre el riesgo de que las desviaciones posteriores encontradas ya hayan tenido un efecto negativo sobre el Sistema de Gestión y que sean más difíciles de corregir”.
Verificación constante de los Sistemas de Gestión
Para la experta de TAMA Adv., aunque la verificación del Sistema de Gestión arroje datos satisfactorios, éstas siempre deben realizarse, ya que las revisiones continuas son un principio básico de mejora, que a su vez es la base de todos los Sistemas de Gestión.
“Es la única manera que podemos demostrar de forma real que el Sistema está siendo eficaz”, afirmó González.
Pero ¿qué hacer si se detectan fallas en los Sistemas de Gestión? Lo primero, mencionó la consultora, es realizar un análisis de causa raíz realista y a consciencia. Este permitirá determinar el por qué los objetivos no se han podido lograr o el por qué el SG no ha brindado los resultados deseados. “Sólo así podremos determinar un rumbo diferente, para conducir a nuestro SG hacia la conformidad que se busca”, dijo.
Agregó que, dentro de todo este proceso, es primordial el compromiso de la Alta Dirección de la empresa, quien debe estar totalmente alineada con los requisitos y objetivos del Sistema de Gestuón, así como gestionar los recursos necesarios para la búsqueda de la mejora.
Adicionalmente, las evaluaciones de los Sistemas de Gestión, deben ser realizadas por personal competente. González señaló que éste debe conocer los requisitos a evaluar y es de gran importancia que nadie verifique su propio trabajo; es decir, no ser juez y parte; ya que esto pone en riesgo el poder obtener resultados objetivos y certeros.
Por ejemplo, TAMA Adv. se enfoca en servicios tanto de formación y capacitación, contribuyendo a que las organizaciones cuenten con el personal competente necesario para ejecutar los procesos de manera conforme. También, brindan consultoría técnica personalizada en aquellas empresas que requieren un acompañamiento para la planificación e implementación de los diferentes SG.
“La responsabilidad y compromiso de cada partícipe de la organización dentro del Sistema de Gestión permite resultados conformes, ya que un SG no puede ser gestionado por una sola persona. La constante verificación y pensamiento basado en mejora serán también herramientas claves que permitirán identificar síntomas de desviación y que los mismos sean corregidos de forma oportuna”, concluyó consultora asociada de TAMA Adv.