La elaboración de informes es fundamental para cualquier organización y creación de plan de empresa. Sin ella, la organización será incapaz de seguir adelante, tomar decisiones inteligentes y mantenerse transparente, siguiendo las cuestiones legales locales. Para muchas empresas, una mejor presentación de reporting puede simplificar los acuerdos de flujo de trabajo, mejorar la comunicación entre los altos directivos y ayudar a tomar decisiones empresariales más rápidas y con mayor precisión. En este artículo, encontrará mejoras operativas que pueden realizarse en cualquier empresa para informar bien.
1. Combinar elementos visuales con los informes
Un pequeño detalle que forma parte integral de los informes profesionales es una buena visualización. Por ejemplo, si proporciona gráficos circulares que representan visualmente la distribución del presupuesto, los lectores verán rápidamente qué métricas clave tienen.
Para ello, hay que saber cómo grabar pantalla Windows 10 o Mac porque muchas reuniones de negocio se celebran en línea. Su empresa puede pedirle que añada información sobre el resultado de la reunión, las votaciones y la interacción realizada en línea. Uno puede adjuntar las imágenes y capturas de pantalla creadas a los informes.
Utilizar el grabador de pantalla y creador de infografías para crear presentaciones de alta calidad ayuda a:
- Hacer que los datos sean más sencillos y comprensibles
- Aumentar el compromiso haciendo los informes más atractivos para los lectores.
- Mejorar la claridad resaltando las principales tendencias y perspectivas.
- Acelerar el proceso de análisis mediante una rápida interpretación de los datos.
- Potenciar las habilidades profesionales haciendo que el contenido sea más pulido y sistematizado.
Por ejemplo, las herramientas de Movavi son similares a Word o Powerpoint. Pueden dar un aspecto pulido a los documentos. También brindan la oportunidad a quienes tienen menos experiencia en diseño de seguir diseñando informes que no sólo sean claros, sino también visualmente atractivos.
2. Utilizar herramientas para simplificar el proceso
En la era digital actual, los diferentes tipos de empresa pueden elegir entre un gran número de herramientas para reporting en empresas que les ayuden a crear informes profesionales y eficaces. Para las empresas de sectores con gran volumen de datos, existen todo tipo de plataformas de inteligencia empresarial (BI), como:
- Tableau,
- Power BI,
- Google Data Studio, etc.
Estas herramientas ofrecen funciones avanzadas de visualización de datos y elaboración de informes. Pueden conectar datos de múltiples fuentes, ofreciendo informes detallados y automatizados. Para las pequeñas y medianas negocios, Zoho Reports o Excel ofrecen una gama rentable de productos que permiten a los clientes crear los informes deseados.
El uso de tecnologías innovadoras, como la factura electrónica, puede mejorar con creces la elaboración de informes financieros sencillos. La factura electrónica no sólo agiliza el proceso de facturación, sino que también garantiza la exactitud de los registros mediante la creación automática de informes detallados sobre las transacciones. Con la inclusión de sistemas de factura electrónica en sus herramientas de información, las empresas pueden reducir los errores, agilizar los procesos y hacer más transparente la gestión de los datos financieros.
3. Defina objetivos claros e indicadores clave
Para medir el éxito o el fracaso de un objetivo, primero hay que definir qué métricas pueden indicar un resultado positivo. El objetivo de un informe concreto debe establecerse en términos microscópicos e incluir material fácil de entender. Establecer objetivos claros significa que el informe se centrará en información valiosa y evitará datos irrelevantes que pueden resultar alienantes para los lectores. Además, hay que decidir unos indicadores clave de rendimiento (KPI) estándar en todos los departamentos para mantener la coherencia y facilitar el análisis interdepartamental.
4. Siempre que sea posible, promueva los informes en tiempo real
Para tomar decisiones rápidas, intente crear informes en tiempo real lo antes posible. Los informes en tiempo real (siempre que se disponga de esos datos) permiten a su equipo y a la dirección estar al corriente del estado de la cuestión. La digitalización avanzada permite utilizar cuadros de mando o herramientas de análisis de datos en tiempo real. Así es como los directivos de la empresa pueden ofrecer un apoyo continuo basado en los informes más oportunos. De este modo, la gestión es proactiva en lugar de reactiva.
5. Normalizar los formatos de los informes
La coherencia en los formatos de los informes tiene un poder real para aumentar la claridad y permitir la comparación. En lugar de múltiples informes ejemplos, un formato universal:
- Indicará dónde colocar la información importante
- Garantizar efectos visuales similares
- Contendrá secciones como objetivos, métricas y resultados (todos ellos necesarios para la evaluación empresarial).
De este modo, los lectores podrán navegar rápidamente por el informe para encontrar lo que buscan. Para la persona que lo redacta, le ahorrará tiempo de redacción y hará su trabajo más eficiente.
6. Añadir analíticas de email marketing a los informes
Añadir métricas de email marketing a un informe sobre lo que hace una empresa es realmente esencial. Los datos clave específicos, como las tasas de apertura, las tasas de clics y las tasas de conversión, ayudan a evaluar los resultados de las campañas de correo electrónico con mayor precisión. Con las herramientas analíticas integradas de proveedores como Mailchimp, HubSpot o Constant Contact es extremadamente fácil importar estos informes a los tuyos.
7. Fomentar un circuito de retroalimentación
Anime a las personas que intervienen en el proceso a sugerir mejoras. Si solicita comentarios constructivos sobre el proceso de elaboración de informes a directivos, compañeros y otras partes interesadas, podrá identificar los puntos débiles, la información innecesaria y los informes que deben modificarse más a fondo. La mejora continua mantiene la pertinencia de los informes y su adecuación a las necesidades de la empresa.
Conclusión
Mejorar la forma de presentar la información puede permitir a los empleados de una empresa trabajar de forma más productiva. Incorporando ayudas visuales, herramientas digitales modernas y formatos claros, las empresas pueden simplificar sus sesiones informativas. Una mejor presentación de informes puede ahorrar tiempo y permitir a los equipos tomar decisiones basadas en datos sin miedo. A la larga, la inversión en sistemas y métodos adecuados de elaboración de informes se verá recompensada con mejores análisis de datos y soluciones a los problemas.