La pandemia puso a prueba las pequeñas y medianas empresas.
Por Revista Summa
La pequeña y mediana empresa (pyme) está sometida hoy a inéditas presiones: el cambio en la demanda (clientes más informados, rigurosos y digitalizados), las nuevas formas de relacionamiento con proveedores (obligación de integrar procesos, normas y cumplimientos de niveles de servicios) y empleados (perfil distinto del novel talento; convivencia simultánea de diferentes generaciones), así como la necesidad de tener una organización ágil para responder con rapidez a los cambios en el mercado.
A esto se suman las consecuencias de una de las épocas más difíciles. La pandemia puso a prueba las pequeñas y medianas empresas, que han tenido que soportar la subida de los precios de los productos de consumo masivo, lo que ha provocado bajas en sus ventas.
“Manejar estas presiones requiere de la adopción de prácticas vanguardistas de negocios que faciliten superarlas, con la ventaja que hoy se cuenta con la tecnología de la Nube, de cuyas bondades de innovación, flexibilidad y escalabilidad las pymes pueden apalancarse para lograr con éxito su transformación”, asegura Kristian Sánchez, gerente de Oracle para Caribe.
En este sentido, Oracle le invita a conocer los mandamientos por seguir para tener una pyme moderna:
1. Decidir ahora, la empresa que se quiere en el mañana: Al iniciar cualquier renovación corporativa, es natural preguntarse qué rasgos queremos que caracterizan a la empresa, además de cómo lograr su conversión de forma sostenible. Sin embargo, dada la drástica revolución que se está viviendo actualmente, es fundamental además considerar cómo digitalizar al máximo posible tareas y procesos que permitan atender y responder oportunamente las peticiones de los clientes, socios, proveedores y entidades regulatorias, aparte de garantizar que la compañía actúe nativamente de forma flexible e innovadora.
2. Diseñar y asegurar una experiencia única del cliente: El consumidor ahora indaga, válida, evalúa comentarios y vivencias previas de pares antes de tomar una decisión de compra; en cada uno de esos pasos, potencialmente tiene interacción con la marca y todo ello habilitado por plataformas digitales. Y tanto al momento de realizar la compra como posterior a la misma, espera atención y servicio personalizados y de calidad que fortalezcan su vínculo con la marca. En toda esta jornada, es indispensable que la organización brinde y garantice una experiencia consistente y coherente que refleje su posicionamiento en el mercado, contribuyendo también a atraer y fidelizar al cliente; soluciones para manejar eficientemente esta jornada, identificando y segmentando lo qué quiere el cliente cuándo lo quiere, están a disposición de cualquier pyme gracias a la accesibilidad que brinda la Nube. El objetivo es conseguir que toda la actuación de la empresa esté basada y enfocada en el cliente.
3. Crear una estructura operativa y funcional digitalizada: Para mantener la tracción asociada al ritmo de crecimiento, al mismo tiempo que se responda con elasticidad a la necesidad de nuevas capacidades y al surgimiento de tendencias que impactan el negocio, se requiere disponer de una operación automatizada, por lo menos en las áreas claves que abarcan finanzas, cadena de suministros y gestión del cliente. Con sus aplicaciones de gestión financiera, logística y experiencia del cliente basadas en la Nube, una pyme tendría la ventaja no sólo de tener automatizados los procesos, sino también que dispondría de datos e indicadores en tiempo real para tomar decisiones, acortaría tiempos de ejecución asociados a tareas manuales, así como favorece el ahorro de costos en general y en especial en el área de TI. Por supuesto, se puede ejecutar un plan progresivo de migración tecnológica, en donde se vayan implementando las soluciones de forma acorde, pero sin perder el foco en obtener un funcionamiento orquestado e integrado a lo largo de toda la organización. Una ventaja adicional que trae la Nube: Sólo se paga por lo que se usa y existen diversos modelos de contratación que se adaptan al bolsillo, tamaño y exigencias actuales y futuras de la compañía. Lo esencial es que la pyme tenga como atributo la innovación permanente, para destacarse frente a los competidores y cautivar a los clientes.
4. Planear, presupuestar y prever el futuro con certeza: Enormes volúmenes de datos sobre el entorno, los clientes y la propia operación de la empresa ahora están disponibles y al alcance, por lo que tomar decisiones con base a información actualizada y real es más factible. Sin embargo, es importante manejar y analizar esa información para que agregue valor tangible, tanto en la planeación de la operación y de los presupuestos, como en prever los próximos pasos a seguir para expandir el negocio. Hay aplicaciones que apoyan la analítica de datos y generación de informes estratégicos con los indicadores pertinentes, así como la definición y consolidación de presupuestos, que cuentan con suficiente flexibilidad y precisión para garantizar una planificación gerencial oportuna e informada, así como la predicción de escenarios para realizar cambios que favorezcan la evolución de la compañía. Y estas aplicaciones, al funcionar de forma integrada con su solución de gestión empresarial, aseguran que la organización se desempeñe como un reloj, empoderando.
5. Promover un área de finanzas poderosa y moderna: Innovar procesos y tareas típicas del departamento de finanzas aprovechando la propuesta tecnológica de la Nube, es una decisión importante que puede ser el punto de partida para dar paso a la transformación de toda la organización. Al automatizar la gestión financiera, los cuellos de botella, omisiones y costosos tiempos de ejecución, que con frecuencia caracterizaban a este departamento en las pymes, pasan a ser historia dando paso a una ejecución eficiente y ágil. Y esto se traduce finalmente en productividad y ahorros. El área de finanzas de su organización es ahora un aliado blindado, que la llevará al próximo nivel de innovación y diferenciación en su nicho de mercado.
6. Garantizar la seguridad en la gestión: El uso apropiado y seguro de la información de la compañía (y de sus clientes y proveedores) es un atributo indispensable en estos tiempos digitales. En este sentido, las organizaciones deben contar con políticas claras acerca de cómo obtienen, consolidan y utilizan los datos de usuarios con quienes tienen vínculos comerciales, así como también ejecutar procesos tecnológicamente seguros y protegidos, para evitar vulnerabilidades que podrían afectar la operación (y la imagen de la marca). La plataforma de la Nube es un habilitador de la seguridad en las empresas, proveyendo un manejo controlado y confiable de su información, con los criterios de privacidad y defensa necesarios para que estén tranquilas. Sin embargo, no hay que olvidar que la seguridad es una responsabilidad compartida, que no solo depende de la tecnología sino también de iniciativas, lineamientos corporativos e incluso educación de los empleados y usuarios, que es indispensable se cumplan para minimizar o eludir riesgos y amenazas cibernéticas.
7. Atraer y retener talento humano de forma pertinente: Siempre se ha reconocido la importancia de identificar y reclutar recursos humanos calificados para el rol a desempeñar; no es novedoso. La diferencia está en la capacidad de la organización para habilitar mecanismos que faciliten al empleado expresar su creatividad, búsqueda de la excelencia y máximo potencial de conocimientos que la beneficien. Pero hay otros desafíos que se suman: La coexistencia de diversas generaciones activas en el mercado laboral, cada una con su visión y experiencias a cuestas, y la realidad de una vida digital, móvil, inmediata, que permea a la empresa demandándole un comportamiento similar. El departamento de recursos humanos debe adoptar nuevos patrones de gestión que le permitan anticiparse, prever y decidir para afrontar los retos de siempre y los de ahora. Soluciones de manejo de capital humano están a su disposición para hacer su tarea de forma adecuada a los fines de la organización, bajo este nuevo contexto.
8. No dejar de mirar a la competencia: Generalmente las pymes se sumergen en la cotidianidad orientadas a resolver las tareas del momento, lo cual es lógico para lograr las metas del presente; además, al tener éxito con la propuesta de valor actual, con frecuencia se considera suficiente para garantizar la permanencia en el mercado. Sin embargo, el entorno se mueve. Los competidores actuales pueden iniciar nuevas líneas comerciales, modificar algunas o eliminar otras; y nuevos actores se incorporan al ecosistema con productos, diseños o modelos de negocios distintos, que podrían ser atrayentes para los consumidores y cambiar las reglas del juego. Si esto ocurre mientras la organización solo se mira a sí misma, la probabilidad de quedar rezagada es más alta. Salir, indagar y conocer a la competencia debe ser habitual, para mantener afinados los reflejos en el momento que se requiera adaptarse o cambiar; porque siempre es mejor mirar a los competidores a través del espejo retrovisor.
9. Tomar decisiones informadas y oportunas: Los datos son la savia de cualquier compañía. Recabarlos, procesarlos y analizarlos es una tarea ineludible. Se trata de sumar datos estructurados y no estructurados (provenientes de diversas fuentes, desde indicadores internos de desempeño, competidores, tendencias de mercado, hasta los comentarios de los consumidores, entre otros) de forma apropiada, que generen valor para la empresa al proveer escenarios y proyecciones que allanen una toma eficaz de decisiones, en el momento correcto y con la precisión requerida; aportando además analítica vital a usar durante los períodos de planificación estratégica. Aplicaciones como EPM apoyan en este proceso, y cuando se integran con un ERP, forman un dúo poderoso que robustece toda la operación.
10. Evaluar, corregir, aprender. Una y otra vez: Finalmente, como en todo, no olvidarse de auditar procesos, decisiones y la ejecución en general, para determinar si está en el camino y con los parámetros deseados, o si hay que realizar ajustes. La trascendencia de esta acción no está solo en verificar y perfeccionar, sino también en utilizar las lecciones aprendidas para hacer las enmiendas de largo plazo necesarias.