Aún cuando hay varias razones para convocar a una reunión, definir un motivo real hace darnos cuenta de qué tan necesaria, o no, es llevarla a cabo

Por Paola Quintal / Entrepreneur 

Hasta este momento no he tenido la oportunidad de conocer una sola persona que no haya protestado, al menos una vez, de haber asistido a una junta de trabajo completamente improductiva. Yo, por supuesto, me incluyo. Curiosamente las juntas que más recuerdo son aquellas en las que, estando enfocada, de pronto escuchaba: “Hay junta en 20 minutos en la sala 1B.” ¿Y cómo decir que no? Da igual si uno estaba concentrado, si tenía que entregar algo urgente o si no tenía absolutamente nada que aportar en el tema, había junta y punto.

Ahí íbamos, siguiéndonos unos a otros, entrando y saliendo por inercia de muchas juntas con la misma incertidumbre de siempre, la cual nos hacía cuestionarnos: «¿y para qué era la junta?»

Uno de los tantos daños colaterales de esta práctica, la cual se centra en lo complejo que se vuelve el querer agarrar el ritmo productivo que se tenía previo a formar parte de la «reunionitis» del día. Porque la realidad es que para muchas personas el regresar al estado de productividad y concentración, sí toma su tiempo.

Mitos

Desafortunadamente, para muchos, estas empresas se hacen de la vista gorda porque, para ellas, el convocar a reunión se ha convertido en sinónimo de que “todo” está caminando. El que sea rápido o lento no importa, porque el punto es que están caminando.

Es así, como con el tiempo también me di cuenta de como muchos colaboradores resignados ya utilizan una junta para seguir perdiendo el tiempo durante el resto del día; el radio pasillo, el cafecito, el cigarrito o el sándwich de la tienda de la esquina. En fin, sin lugar a duda, una junta que no tiene un propósito definido, y a la cual no deberíamos de haber asistido desde un inicio, sí puede llegar a arruinar por completo un día que tenía todas las intenciones de ser fructífero.

Por ello, hoy que está haciendo crecer su empresa es buen momento para cuestionarse, ¿realmente quiere que su negocio sea parte de esta pandemia? ¿O es de las personas que prefieren agilizar tiempos en lugar de perderlos?

¿Cómo evitar que las reuniones perjudiquen su esfuerzo?

Para saber cómo evitar que las juntas perjudiquen innecesariamente sus esfuerzo, identifiquemos las mayores razones por las cuales surgen los brotes de “reunionitis” en los negocios y algunas formas de erradicarlo.

1. Desorganización
Conforme crece una empresa son más las personas que desean expresar sus opiniones. Organice las prioridades y evite que el objetivo real para lo cual se convoca a una junta se pierda.

2. Déficit de objetivos
Son muchas las ocasiones en las que parece que una junta no tiene ni pies ni cabeza. Esto, debido a que nadie se tomó el tiempo de otorgar claridad a la reunión.

3. Involucrar personas no involucradas
Muchas personas terminan acudiendo a reuniones que tratan temas en los que no estamos directamente involucrados. Elija únicamente a la gente necesaria, de esta forma evitará que la productividad o el enfoque se vean afectados.

4. Creencia de que es obligación convocar una junta
Muchas empresas creen fielmente que para lograr “algo” es imprescindible convocar a una junta, aún cuando saben que si el objetivo realmente se cumpliera adecuadamente no habría necesidad de seguir convocándolas periódicamente y por cualquier tema.

Ahora bien, una vez que ya hemos reconocido y asimilado las razones más comunes por las que una empresa reúne continuamente a sus colaboradores, pasemos a identificar cómo hacer que su empresa no pase de una reunión realmente necesaria a sufrir de “reunionitis” extrema.

5. No existe la definición de al menos un motivo impostergable
Aún cuando hay varias razones para convocar a una reunión, definir un motivo real hace darnos cuenta de qué tan necesaria, o no, es llevarla a cabo. Algunos motivos correctos son:

Toma de decisión importante para el rumbo de tu empresa.
Compartir información delicada y/o confidencial.
Asignar y explicar responsabilidades complejas.

6. No se da a conocer la agenda ni los objetivos
No olvide compartir la agenda. Esto disipará cualquier duda, además le dará a todos los participantes la oportunidad de estar preparados al momento de participar.

7. Uso del celular
Para este momento, la gente que debe estar en la junta ya se encuentra en el lugar, por lo que no es necesario hacer uso del celular. Permitirte, o permitirle a tus colaboradores que lo utilicen minimiza la importancia de la junta, sirviendo únicamente como distractor.

8. No respetar el tiempo de los demás
Comenzar una junta puntual y terminarla a la hora establecida le da la oportunidad a los convocados a organizar en sus mentes qué actividades deben de realizar previo a la junta y después de la misma. Respetando así el flujo adecuado de actividades diarias de su empresa.

9. Falta de un buen cierre
Antes de dar por finalizada la reunión, haga un recuento de aquello que se discutió. De esta forma estará previniendo que sus colaboradores salgan sobrecargados de información, preguntándose: ¿para qué fue la junta?

Y por último, y para evitar que la “reunionitis” se propague en su empresa, siempre pregúntese si el tiempo que va a invertir en sus reuniones va, o no, a otorgarle mayores y mejores resultados.

 

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