Estos son algunos consejos relevantes para evitar errores frecuentes que pueden llevar el meeting al fracaso.
Por Selectra
Cuando nos encontramos con personas cara a cara, quizás resulta más fácil comunicarse de manera eficiente, evaluando cómo se sienten y respondiendo a diferentes ideas. Cuando chateamos virtualmente, necesitamos dirigir la sesión de otra manera porque ya sea que se reúna con sus compañeros que trabajan desde casa o con clientes de todo el mundo, organizar una reunión virtual productiva y eficiente puede convertirse en un gran desafío.
Si bien es probable que las videoconferencias no alcancen el mismo nivel de efectividad que las reuniones en persona, existen formas de hacerlas más eficientes y exitosas. Te damos consejos relevantes para evitar errores frecuentes que pueden llevar el meeting al fracaso.
Plataforma adecuada
Quizás lo más importante sobre la ejecución de una reunión virtual es la herramienta utilizada para ejecutarla. Si es la primera vez que organizas una con alguien o se encuentra en otro país cuyas herramientas no son familiares, considera preguntar con anticipación cuáles funcionarán mejor para ellos. Los ejemplos más populares son Zoom, Skype o Google Meet, entre otros.
Acceso remoto
La mayoría de herramientas que permiten las reuniones remotas están diseñadas para ser usadas principalmente a través de conexión a Internet. Pero, ¿qué sucede si la conexión de alguien se cae o se ralentiza? Es importante dar a las personas la posibilidad de escuchar la reunión sin estar conectados a Internet y que puedan hacerlo por teléfono para que no se pierdan nada.
Diferencia horaria
Si eres tú quien facilita la reunión, asegúrate de tenerla en un momento que sea conveniente para todos los asistentes. No hay nada peor que darse cuenta a las 6 a.m. de que te han llamado. Adáptate al resto de compañeros o clientes en función del lugar y hora donde estén en ese momento.
Cancelar a última hora o posponer
¿Necesitas reprogramar o cancelar una reunión virtual en el último minuto? Lo que importa es cómo lo haces. Antes de simplemente cambiar la hora de la invitación del calendario, ponte en el lugar de los asistentes a la reunión. ¿Qué molestias podrías causarles?
Una reunión virtual es un compromiso laboral que puede englobar a muchas personas. En la mayoría de los casos, un aplazamiento o cancelación de última hora es una falta de respeto. Si realmente debes hacerlo, envía un mensaje personal pidiendo disculpas y explicando la situación.
Instrucciones a seguir
Aquí es donde entra en juego la descripción de la invitación. No asumas que otros verán inmediatamente el enlace de la reunión que incluiste en el calendario. Debes ser muy claro con las instrucciones sobre cómo todos pueden registrarse para que puedan identificarlos en un solo lugar. También establece de antemano si deseas encender la cámara. ¿Alguna vez te uniste a una llamada con video cuando todos los demás lo apagaron? No dejes que eso les suceda a tus clientes.
Consejo profesional: Si te estás comunicando con varias personas en una reunión virtual, pídeles que enciendan el video. Ayuda a los participantes a mantenerse enfocados sabiendo que todos pueden verlos. Además, permite que cada quien se identifique personalmente ante sus compañeros, aumentando la confianza, empatía y cercanía con el equipo o cliente.
Ubicación perfecta
Sé consciente de dónde estás y de lo que sucede a tu alrededor. Algunas habitaciones son más ruidosas que otras, incluso cuando estás en casa. Aunque probablemente sea adorable cuando tu perro salta sobre tu regazo y mira fijamente a la cámara, es mejor dejar que los animales se queden fuera antes de comenzar una reunión.
Acceso a internet y móvil
Siempre es posible que el WiFi se corte justo antes de que comience la reunión. No dejes que una sensación de pánico te abrume. Gracias a los avances tecnológicos, la mayoría de los dispositivos móviles tienen la capacidad de convertirse en puntos de acceso remoto a Internet móvil. Ten en cuenta que puede exceder su uso de datos y puede costar más. Es recomendable cuando estás trabajando a distancia contar con una tarifa de datos ilimitados, evitando no poder asistir a una reunión si no tienes WiFi.
No hagas esperar
Ya sea que estés programando la reunión o simplemente asistiendo a ella, no pierdas tiempo valioso solucionando problemas cuando algo sale mal. Si es posible, conéctate al menos cinco minutos antes de tu cita.
Presentación de participantes
Es una excelente manera de comenzar la reunión. Así todo el mundo sabe quién está, hace que todos se sientan partícipes de la conversación e involucrados con el objetivo de la misma.
Silenciar ruidos molestos
Silencia tu micrófono mientras otros están hablando. De esta forma, eliminas cualquier molesto ruido de fondo. Recomendamos apagar los sonidos y las notificaciones de su dispositivo, especialmente si está compartiendo su pantalla con el grupo. Ver ventanas emergentes en la pantalla es muy molesto para los demás y desvía su atención de la información que está presentando.
Gestión de los participantes
Es muy habitual que las personas intenten hablar al mismo tiempo en reuniones remotas. Es inevitable, ya que a veces el sonido va con retraso y no sabes si hay otra persona hablando. En este punto, es importante llevar el control y dar la palabra en diferentes situaciones para organizar cada intervención por orden.
Conclusiones, preguntas y opiniones
Especialmente cuando no hay video en la reunión virtual, las personas pierden la capacidad de leer las expresiones faciales y el lenguaje corporal. Cada cinco a diez minutos y al cierre, pregunta a los participantes cómo se sienten, si tienen alguna duda al respecto o ideas que quieran compartir. Esto ayudará a que se sientan incluidas y sepan que están siendo escuchadas y atendidas, incentivando a la efectividad de la reunión.
Pon en práctica estos puntos y lidera una reunión virtual con la confianza que merece. ¿Cuál añadirías a la lista?