El menú de servicios que puede terciarizar una organización es cada vez más amplio, de la mano de oferentes bien calificados.
Por Luis Solís
Para que una empresa sea competitiva tiene que examinar todas las opciones que ofrece el mercado para abaratar costos operativos, incrementar productividad y usar de manera más eficiente los recursos internos. En ese punto es donde el outsourcing muestra su valor, brindándole un respiro mediante la subcontratación de servicios en áreas ajenas a su core business (actividad principal) e incluso en ejes centrales, sin ceder la dirección estratégica de la organización.
Tradicionalmente, ha sido un mecanismo usado para dejar en manos de especialistas externos el manejo de planillas y procesos de reclutamiento, labores de mantenimiento y limpieza, chequeos y atención médica al personal. Sin embargo, su potencial no conoce fronteras e incluso abarca áreas muy nuevas, como operaciones de control de acceso mediante herramientas biométricas, protección de datos y aplicaciones de AI para atención de clientes.
Tercerizar procesos es una práctica cada vez más común en todo tipo de organizaciones, gracias a que las compañías del sector se enfocan en ofrecer las mejores prácticas de negocios en un mundo globaliza- do y en constante evolución, a fin de apoyar a sus clientes para que puedan fortalecerse y crecer, sin agrandar su estructura, con la flexibilidad de contar con la ayuda especializada en áreas específicas, cuando la requieran y bajo condiciones previamente pactadas.
“El principal beneficio es que la empresa se asegura de estar contratando a alguien que es especialista en la materia, con trayectoria y que se ha desempeñado en escenarios diversos por lo que tiene un nivel de expertis más avanzado que alguien in- terno que deba empezar por capacitarse. Además, ese enfoque brinda más versatilidad porque da la oportunidad de adoptar modelos modernos y estilos diferentes para hacer las cosas”, señala César Loáiciga, estratega en ventas y mentor empresarial. Por su parte, Ana Alfaro, mentora de negocios y directora de la plataforma You Pura Vida, hace énfasis en los ahorros que puede generar: “Si se hace de forma correcta, en línea con las necesidades de la empresa, se reducen, de forma importante, costos asociados a las cargas sociales y otros gastos asociados a la contratación. Hay que analizar muy bien el costo-beneficio de tener un empleado en planta versus tenerlo por terceros, con- templando desde la parte administrativa del recurso humano y la simplificación de los procesos internos, ya que contar con colaboradores en planilla va más allá que solo pagar salarios y facturas de la seguridad social”, sostiene.
Mecanismo ideal en etapas tempranas
Cuando se desea modernizar el diseño del negocio o cuando se inicia una expansión internacional, por ejemplo, recurrir al outsourcing permite bajar costos fijos, de forma importante, así como identificar y atraer más fácilmente al talento idóneo.
“Eventualmente, cuando un negocio está en proceso de evolución o flexibilizando sus operaciones, es más fácil tomar decisiones importantes sin tener la presión de una relación laboral directa ni la obligación de mantener a determinados empleados de planta. Así es más sencillo realizar los cambios que requiera para seguir operando y poder ajustarse a las nuevas necesidades del entorno”, recalca Alfaro.
La experta también recomienda utilizar esta metodología de trabajo cuando se inician nuevos proyectos, ya que primero hay que realizar las pruebas necesarias para analizar la factibilidad y durabilidad de los mismos. Eso sí, a la hora de contratar una tercerización es clave valorar las referencias del oferente, sus casos de éxito y las garantías que otorga. Además, es bueno considerar los contratos variables.
“Es decir, pactar por un servicio en el que se pueda medir el desempeño, pagando una parte fija y otra sujeta a resultados. Por ejemplo, si te contrato una labor de producción te pago la mitad por adelantado para cerrar el trato y la otra mitad contra entrega o midiendo indicadores preestablecidos. Es una forma de evitar molestias y garantizar la calidad permanente del servicio en el que estás invirtiendo”, enfatiza Loáiciga.
Abriendo fronteras
No depender solo de profesionales del mercado lo- cal es otra tendencia en auge, que lleva a investigar y contratar el talento más capaz de apoyar la operación, independientemente del país en el que resida. “Las empresas quieren implementar las mejores prácticas internacionales y están dispuestas a tercerizar servicios fuera de sus fronteras, si identifican a un profesional que le pueda brindar el servicio que requiere de forma más sencilla o con mayor calidad. La globalización e internet nos han permitido llegar a esos niveles”, comenta Alfaro.
A futuro
Según Loáiciga, el outsourcing viene tomando más fuerza porque las empresas ya no quieren asumir riesgos solos; prefieren asumirlos en conjunto con aliados estratégicos. Además, “se han dado cuenta que en esta nueva era, los colaboradores pueden trabajar de manera remota, sin depender de un lugar físico, lo cual les puede ahorrar cargas físicas, inmobiliarias, depreciaciones y muchas otras cosas que tienen que asumir cuando gestionan a los equipos de trabajo de forma directa, mientras que si lo hacen por tercerización la persona o empresa que lo provee asume todos esos gastos, entonces es más eficiente para las compañías”.
Alfaro agrega que para los próximos años definitiva- mente lo que viene es una expansión porque es una modalidad conveniente para todas las partes.
“Así nacen los famosos freelance o trabajadores independientes. Cada vez este mercado es más grande, apoyado por la tecnología y la posibilidad de conectarnos para trabajar, operar y producir desde cualquier parte del mundo”, concluye.
¿Qué se debe establecer con claridad en el contrato?
- Cuáles son las partes involucradas y los alcances de sus responsabilidades. Qué se va a hacer y cómo.
- Los procesos y forma de pago.
- Las cláusulas de salida o finalización anticipada del acuerdo, en casos de incumplimiento por parte del contratante, que los profesionales contratados no brinden los resultados deseados o por cambios imprevistos en la organización.
Dos sugerencias básicas
1 Investigar la probidad y experiencia de la empresa o persona que brindará los servicios.
2 Asegurarse de que el proveedor tenga a sus empleados bajo todas las normas legales del país que corresponda y que cumpla con los requisitos de la seguridad social, a fin de no correr ningún riesgo legal o reputacional por trabajar con compañías que no estén a derecho.
Tendencias en el outsourcing
La eficiencia y ahorro siguen siendo prioridad. No cabe duda que la externalización, además de cumplir con los objetivos marcados, garantiza disponer de servicios especializados, la satisfacción de los clientes y ahorros en costo y tiempo.
Cambios de las actividades externalizadas y de la naturaleza de las colaboraciones. En un principio, se externalizaban las actividades no esenciales; actualmente, se empieza a utilizar el outsourcing para actividades centrales, siempre con límites internos y sin ceder la dirección estratégica de la empresa. El objetivo es lograr un alto grado de especialización, desarrollar soluciones exhaustivas y competitivas, innovar, diferenciarse en el mercado y estar a la vanguardia para acceder a los mejores talentos, recursos, capacidades o nuevas redes y mercados.
Ciberseguridad. A veces resulta complejo garantizar la seguridad de los datos y la información, pese a ser una obligación corporativa. Por eso, muchas organizaciones delegan esa labor en expertos que les permitan disfrutar de las soluciones de seguridad más avanzadas y eficaces, reducir sus riesgos y evitar ataques informáticos.
El auge de las TIC. La transformación digital empresarial requiere de trabajadores con perfiles muy específicos para llevar a cabo proyectos más complejos que es mejor llevar a cabo con quienes tengan el mejor know how.
La especificidad y automatización robótica de procesos. Cada empresa requiere soluciones adecuadas a sus necesidades y giro de negocio. El uso de Inteligencia Artificial y otras tecnologías avanzadas marcan tendencia para la tercerización.
Gestión personalizada del talento. Las empresas necesitan incorporar perfiles técnicos con habilidades transversales
y cualidades imprescindibles, como liderazgo, empatía, creatividad y capacidad comunicativa, tanto a lo interno como de cara al cliente. Atraer y retener talento es una tarea laboriosa y compleja, que resulta más eficaz y sencilla si se realiza vía servicios outsourcing tecnológicos.