Cuatro claves para la adopción exitosa de salas de colaboración.
Por Revista Summa
Una reciente encuesta de la firma PwC reveló que el 79% de las empresas costarricenses se mantienen en un modelo de trabajo híbrido, lo cual representa un desafío para las compañías, al verse obligadas a construir esquemas de colaboración capaces de integrar a sus colaboradores, sin importar el lugar donde se encuentren.
Y es que mientras algunos aún optan por asistir a la oficina diariamente, otros solo van en días específicos o incluso, trabajan en una modalidad totalmente remota. Esto implica que las organizaciones se vean en la necesidad de proporcionar herramientas que mejoren la experiencia de sus colaboradores y además, potencien su productividad e interacción.
“Actualmente ya no se trata solo de brindar herramientas de trabajo híbrido, sino de contar con soluciones que se adapten a las necesidades cambiantes de las compañías y que, a su vez, permitan a los colaboradores gozar de una colaboración remota eficiente”, explicó Carlos Quintero, especialista de comunicaciones visuales de Ricoh Costa Rica.
“La clave está en empoderar la productividad a través de la colaboración a distancia y en rediseñar las oficinas como entornos que inspiren la imaginación y el aprendizaje. Esto posibilita una interacción dinámica e interactiva entre los equipos, facilitando una comunicación fluida y un intercambio ágil de información, sin importar distancias”, agregó. Múltiples empresas están replanteándose la transformación digital de sus operaciones mediante la incorporación de tecnologías de colaboración, como pantallas interactivas, sistemas de videoconferencia, gestores documentales.
Bajo este panorama, es de suma importancia contar con una comprensión amplia sobre la adopción de tecnologías y las metas que se pretenden alcanzar con su implementación. Sin duda, un análisis exhaustivo del panorama actual de la organización permitirá identificar y seleccionar las soluciones más apropiadas para abordar sus necesidades específicas.
Para garantizar una exitosa integración de servicios de colaboración en sus instalaciones, la empresa Ricoh, reconocida por brindar soluciones tecnológicas que aceleran la adopción digital de sus clientes, recomienda a las organizaciones 4 prácticas clave que aseguren una transición óptima hacia un entorno digital más eficiente y productivo:
- Contar con el asesoramiento profesional especializado constituye el cimiento fundamental de todo el proceso. La presencia de expertos que guíen y apoyen en la toma de decisiones asegura una implementación fluida y precisa que responda a las características del espacio y las necesidades particulares de cada empresa.
- Realizar pruebas de concepto resulta de vital importancia para brindar a los usuarios la oportunidad de experimentar los beneficios de la integración. Desde invitarlos a una sala equipada con todos los equipos necesarios, donde puedan vivenciar la colaboración en pleno funcionamiento, hasta organizar demostraciones con un equipo similar al que se implementará en el futuro, facilitará la identificación y abordaje de posibles ajustes.
- La capacitación en el uso del equipo se convierte en un pilar esencial para optimizar el rendimiento del sistema. Esta formación resulta relevante para todos los usuarios que harán uso directo o indirecto de la tecnología, ya que asegurará una adopción exitosa y un óptimo aprovechamiento de las herramientas de colaboración.
- Asegurar el acompañamiento y mantenimiento constituye una etapa imprescindible una vez implementados los servicios. Contar con un respaldo continuo, así como con asistencia técnica se convierte en una valiosa inversión para brindar tranquilidad a la organización, al saber que siempre contará con apoyo ante cualquier eventualidad.
Según Quintero, la adopción de tecnologías de colaboración debe facilitar el camino hacia la reformulación del futuro de los modelos de trabajo. “No se trata sólo de considerar aspectos como el sonido, el cableado y la calidad de la imagen, sino también de ayudar a que la colaboración sea más humana, productiva y enriquecedora; que permita a los colaboradores conectar y trabajar juntos de manera óptima y segura en esta nueva era”, concluyó.