Esta forma de trabajo tiene ventajas y propicia una nueva visión para que las organizaciones cumplan con sus objetivos aún en un escenario de confinamiento como el actual, pero es importante apegarse a las mejores prácticas.
Por Daniel Rosales
El estallido del Covid-19 obligó a miles de empresas alrededor del mundo a enviar a las casas a sus empleados y todos los que pueden realizan ahora sus labores de forma remota. En la región, muchas organizaciones ya habían implementado el home office (en general muy por debajo de sus verdaderas posibilidades), pero la mayoría recién se integran a esta manera de trabajar que llegó para quedarse.
Ante los radicales cambios ocurridos en un abrir y cerrar de ojos, surgen retos y dudas importantes de aclarar en aras de poder operar con eficiencia, cuidando al mismo tiempo la salud y seguridad de los colaboradores.
Gastos: ¿Qué debe aportar la empresa y qué el colaborador?
La norma es que la compañía subsidie los pagos por conexión a internet, uso de su celular y servicios básicos, y que se le facilite a su gente el equipo que requiere para su labor, como laptop, sistemas de videoconferencia y herramientas de seguridad para el acceso a información corporativa y navegación en la red.
“En las compañías que ya tenían la modalidad de teletrabajo implementada existen acuerdos y montos preestablecidos para ello, pero en las que carecen de políticas al respecto ha reinado la improvisación. Ante la emergencia, una buena parte de los colaboradores han asumido esas cargas y están usando equipos personales para poder seguir activos. Las que tenían subsidios de transporte y alimentación han trasladado esos recursos para que el colaborador cubra gastos y hay casos que han recurrido al alquiler de portátiles y servicios de apoyo”, comenta Ivannia Murillo, CEO de Search Latinoamérica.
Manejo emocional: ¿Qué hacer?
De acuerdo con la experta, los líderes deben mantener reuniones de seguimiento con sus equipos y mostrar mayor cercanía emocional con su gente para garantizar su salud física y mental y asegurarse de que tengan las condiciones apropiadas para trabajar. Es muy importante el respeto de los horarios y los espacios de esparcimiento establecidos. En ningún momento, el teletrabajo debe implicar largas jornadas que afecten el bienestar de las personas trabajadoras.
Si se aplicó reducción de jornada, los tiempos de trabajo y de contacto con el jefe deben mantener la misma dinámica del trabajo presencial, es decir, se deben definir con claridad y si el trabajador tiene derecho a cumplirlos a conveniencia (lo que se llama flex time) o si lo hará será la empresa, de acuerdo a sus necesidades de negocio. Es importante que la persona teletrabajadora tenga una comunicación formal (ojalá por escrito) de su jefatura inmediata o de una persona designada oficialmente por la empresa.
Las mejores prácticas para una estrategia de trabajo remoto
Espacio y equipo:
Elegir el lugar idóneo, bien iluminado, que ofrezca comodidad y que no implique riesgos para utilizar los ordenadores y pantallas adicionales.
Ergonomía: Una postura correcta es fundamental para evitar dolores, molestias o posibles lesiones a largo plazo. Lo más aconsejable es colocar todo de forma correcta: ordenador, pantalla, silla, teclado, ratón, etc.
Invertir en el lugar de trabajo en casa. La empresa debe dar herramientas como la computadora, pero la persona debe invertir en una silla confortable y una buena ventilación.
Invertir en dispositivos: Una buena cámara web, audífonos, mouse, trackpad y un monitor extra son algunos a considerar para trabajar de manera más confortable.
Instalación eléctrica segura: Al conectar los dispositivos mantener organizados los cables y sin saturar los enchufes, y disponer de regletas de una forma moderada.
Conozca las herramientas y soluciones de software que podrían hacer que el trabajo remoto sea más efectivo y sugiera a su empleador que las implemente.
Mantenga un antivirus actualizado en su ordenador, evite abrir correos desconocidos y no sobrecargue su computadora con muchas páginas abiertas, especialmente las de video, ya que sobrecargan su red y consume más datos.
Hábitos de trabajo y comunicación
Antes de empezar de trabajar, báñese y vístase con ropa cómoda casual, como si fuera a ir a la oficina. Así sentirá que está entrando a una jornada laboral, algo que mentalmente es muy poderoso.
Sea disciplinado. Es clave preservar la rutina diaria y seguir un ritmo constante de manera que le facilite compaginar un óptimo rendimiento laboral con la conciliación de la vida personal.
Cumpla con los horarios. La hora de inicio y finalización deben ser las mismas a lo largo de las semanas. También el tiempo de las comidas, eludiendo los picoteos innecesarios.
Mantenga un buen ritmo de trabajo.
Las pausas contribuyen a que el rendimiento sea adecuado y constante, pero deben hacerse siguiendo un orden establecido previamente y de forma conveniente.
Evitar las distracciones. Durante el teletrabajo hay que preservar la atención en las tareas que se están realizando y alejar aquellos elementos que puedan interferir en la ejecución de las obligaciones profesionales.
Establecer límites entre el trabajo y la vida personal. Lo óptimo es crear un espacio diferenciado para el trabajo; iluminado, con buena ventilación y que ofrezca privacidad.
La lealtad es clave. Cabe recordar que su empleador está preocupado por la productividad y la eficiencia; haga su parte para mitigar esa preocupación y fomentar la confianza.
Comunicación. Mantener el contacto con los compañeros y las compañeras de trabajo es necesario para eludir la desconexión con el mundo exterior. Esa relación requiere fluidez e inmediatez por medio de llamadas, videoconferencias u otros sistemas.
Salud y tiempo libre
No tener que ir a una oficina no debe servir de excusa para descuidarse.
Procure hacer ejercicio antes de iniciar su jornada laboral. El deporte en casa le ayudará a liberar tensiones y desconectar, al tiempo que le hará sentirse con más energía y mantener la mente activa.
Mantenga una alimentación saludable, sin saltarse tiempos de comida. Incluya en su desayuno alimentos ricos en fibra, vitaminas y minerales. Incorpore carbohidratos de lenta absorción, como cereales integrales, que aportan energía a los músculos y al cerebro, y alimentos ricos en proteínas que contribuyen a mantener la masa muscular y prolongan la sensación de saciedad.
Hidrátese bien durante el día. Es imprescindible para un rendimiento óptimo
Descanse y duerma lo suficiente.
Siga conectado con el exterior. A lo largo de este periodo, el contacto constante con familiares y personas cercanas es primordial.
Ocio. Separe bien su tiempo personal y aproveche la oportunidad para leer, ver películas o series, escuchar música o realizar nuevos proyectos.
FUENTES: DEPARTAMENTO DE CALIDAD, PREVENCIÓN, SALUD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE (QHSSE, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) DE BUREAU VERITAS. PREPARADOR FÍSICO Y MIEMBRO DEL TEAM EVERLAST, MARIO JENKINS. SEACH LATINOAMÉRICA. CARLOS TREJOS, ESPECIALISTA EN TECNOLOGÍA DE MT2005. MOE VELA, DIRECTOR DE TRANSPARENCIA DE TRANSPARENTBUSINESS.