El cambio repentino y global al teletrabajo quizás haya transformado la forma de trabajar para siempre.

Por Jared Spataro, Vicepresidente Corporativo de Microsoft 365
 
En los últimos cuatro meses, el trabajo ha cambiado de forma drástica. ¿Pero estos cambios persistirán en el futuro? Nuestro segundo Work Trend Index (Índice de tendencias laborales) explora esta idea combinando las perspectivas de tres fuentes de información: las tendencias en el uso de nuestras herramientas por parte de los clientes; los resultados de una encuesta de Harris Poll a más de dos mil trabajadores a distancia en seis países 1 , y las conclusiones de más de 30 proyectos de investigación realizados en Microsoft que buscan conocer la experiencia de los trabajadores a distancia a través de encuestas, entrevistas, estudios cotidianos, grupos de enfoque, y estudios sobre el cerebro humano.

El objetivo con estas investigaciones es descubrir los aspectos tanto buenos como malos del teletrabajo para poder acelerar el desarrollo de productos en las áreas adecuadas, predecir cómo cambiará el trabajo en el futuro y ayudar a nuestros clientes a prosperar en este nuevo mundo laboral. Continúa leyendo para conocer nuestros principales hallazgos.

Las ondas cerebrales demuestran que la fatiga causada por las reuniones a distancia es real

Una de las molestias más comentadas sobre el teletrabajo es que puede ser más difícil o agotador que la colaboración en persona. Los investigadores de nuestros Laboratorios de Factores Humanos recientemente emprendieron la tarea de entender este fenómeno. ¿El teletrabajo y las videollamadas representan un mayor desafío para nuestro cerebro que las reuniones presenciales? Los estudios sobre el cerebro sugieren que sí.

La colaboración a distancia es más difícil, pero el regreso al trabajo presencial puede llegar a ser igual de difícil

En uno de los estudios, el equipo de investigación pidió a 13 equipos de dos personas que realizaran juntos tareas similares: una vez en persona y una vez a distancia. Los sujetos del estudio llevaban puesto un dispositivo de EEG que monitoreaba los cambios en las ondas cerebrales. El estudio encontró que la colaboración a distancia es mentalmente más difícil que la colaboración en persona. En específico, los patrones de las ondas cerebrales asociados al estrés y al trabajo excesivo fueron mucho más altos en la colaboración a distancia que en la colaboración en persona. Sin embargo, también descubrieron algo inesperado: si el par trabajaba primero a distancia, sus ondas cerebrales sugerían que les resultaba más difícil trabajar después juntos en persona en la segunda tarea. Aunque se piensa que la conexión social y las estrategias de trabajo que se crean cuando se trabaja en persona se reproducen en un ambiente de trabajo a distancia, no es así. El estudio aportó dos conocimientos importantes: en un mundo que está migrando cada vez más al teletrabajo, las personas encuentran que la colaboración a distancia es mentalmente más difícil; pero también, a medida que regresan a un trabajo presencial más frecuente conforme la pandemia disminuye, pueden sentir que ese trabajo es más difícil que antes del COVID-19.

Las videollamadas provocan fatiga

Un segundo estudio encontró que los marcadores de las ondas cerebrales asociados con el trabajo excesivo y el estrés son significativamente más altos en las videollamadas que en el trabajo no relacionado con reuniones, como escribir correos electrónicos. Además, debido a los altos niveles de concentración sostenida, la fatiga comienza a sentirse a los 30-40 minutos de la reunión. Con días llenos de videollamadas, el estrés empieza a sentirse a tan solo dos horas de iniciado el día. El estudio sugiere varios factores que causan esta fatiga por videollamadas: tener que enfocarse continuamente en la pantalla para captar la información relevante y mantenerse participativos; menos señales no verbales, que ayudan a percibir el ambiente de la sala o a saber de quién es turno de hablar, y compartir la pantalla con una vista muy reducida de las personas con las cuales se está interactuando.

Para ayudar con lo anterior, recomendamos tomar recesos cada dos horas para dejar que el cerebro se “recargue”, limitar las reuniones a 30 minutos o, de ser posible, interrumpir las reuniones largas para tomar recesos breves.

Para ayudar a resolver estos problemas a través de nuestra tecnología, el día de hoy lanzamos una serie de actualizaciones de Teams diseñadas para crear una conexión más humana entre las personas y reducir la fatiga por videollamadas —dos de las cuales son el modo Juntos y la vista Dinámica—. [Video del producto]

El modo Juntos es una nueva opción en la experiencia de Teams que utiliza tecnología de segmentación de IA para colocar a los participantes en un fondo digital compartido. La vista hace sentir que están en la misma sala, lo que reduce las distracciones del fondo, permite captar las señales no verbales con mayor facilidad y hace que las conversaciones se sientan más naturales. Este modo es ideal para las reuniones en que hablan muchas personas, tales como lluvias de ideas y mesas redondas.

Una de las primeras investigaciones 2 , en la que se utilizó biosensores para medir la actividad cerebral, muestra que el celebro se esfuerza menos cuando participa en una reunión con el modo Juntos que con la vista de cuadrícula. Esto sugiere que el modo Juntos puede ayudar a combatir la fatiga que algunos trabajadores a distancia han estado experimentando.

Vista Dinámica – También hemos incorporado una serie de mejoras en la vista tradicional de reuniones de Teams para que estas sean más interesantes. Con el uso de IA, las reuniones ahora optimizarán de forma dinámica el contenido compartido y a los participantes de la videollamada. Los nuevos controles también permiten personalizar la vista de acuerdo con las preferencias del usuario, incluida la capacidad de mostrar juntos el contenido compartido y a participantes específicos o de minimizar el contenido compartido para tener una vista más amplia del público ante el cual se está realizando la presentación.

La pandemia quizás haya cambiado la cultura del lugar del trabajo para siempre

En todos nuestros estudios, uno de los temas más consistentes fue que esta situación sin precedentes ha acelerado la fusión del trabajo y la vida personal, lo que podría afectar la dinámica del lugar de trabajo para siempre.

Más de la mitad de los padres que participaron en la encuesta (54 %) afirman que ha sido difícil equilibrar las demandas de la casa mientras trabajan desde casa. Esta carga fue más pesada para los millennials —quienes actualmente son la generación más grande de trabajadores de EUA— así como para los recién ingresados a la fuerza laboral, la generación Z. Esto puede deberse a que este grupo es más propenso a tener que cuidar de niños pequeños o a compartir espacios de trabajo con compañeros de cuarto mientras trabajan de tiempo completo.

“Con cuatro personas en la casa todo el tiempo es difícil encontrar tu propio espacio”. – Trabajador de la Información

Aunque balancear el cuidado de los niños con el teletrabajo es algo temporal, podría cambiar nuestra relación con nuestros compañeros de trabajo a largo plazo. El 62 % de las personas encuestadas afirman que sienten más empatía hacia sus colegas ahora que tienen una mejor perspectiva de la vida en casa. Este sentimiento fue especialmente alto en China y México, donde el 91 % y el 65 % de los participantes en la encuesta sintieron mayor empatía, respectivamente.

“Hemos aceptado el estilo de vida del teletrabajo. En mi empresa, nos dijeron que podíamos dedicar
tiempo durante el día para atender a los niños y conectarnos al trabajo más tarde. Me reconforta que
entiendan cuánto afecta tener a tus hijos en casa”. – Trabajador de la Información
En ciertos casos, el cambio al teletrabajo también está haciendo que el trabajo sea más incluyente. Más
de la mitad (52 %) de las personas que encuestamos se sienten más valoradas o incluidas como
contribuidores a distancia en las reuniones porque ahora todos se encuentran dentro de la misma
sala virtual. Este sentimiento fue más fuerte en personas de China (65 %) y Alemania (57%). También
hemos visto que las conversaciones durante las reuniones se han convertido en un canal para que más
gente exprese su opinión. En específico, los mensajes por chat dentro de las reuniones en Teams
aumentaron 10 veces del 1 de marzo al 1 de junio.

El horario laboral de 9 a 5 puede estarse desvaneciendo

En nuestro informe más reciente, observamos que, del 1 al 31 de marzo, el tiempo promedio entre el primer y último uso de Teams por parte de nuestros clientes aumentó en más de una hora. En dicho informe, exploramos ese concepto más a fondo: ¿sigue desapareciendo la semana laboral de cinco días y horario de 9 a 5? Los datos sugieren que sí. En Teams, las personas trabajan con más frecuencia por la mañana y por la tarde, pero también durante los fines de semana. Las conversaciones por Teams de 8 a 9 a.m. y de 6 a 8 p.m. han aumentado más que en cualquier otro horario del día (entre 15 % y 23 %). El trabajo durante el fin de semana también ha aumentado —las conversaciones por Teams los sábados y domingos se han elevado en más de 200 %—.

“Con un horario laboral más flexible podemos ser más productivos. Puedo tomar descansos y no sentirme culpable por ello”. – Trabajador de la Información

“Mis horas se hacen más largas… Esa es la realidad. Aunque antes nos conectábamos, ahora nuestras portátiles están con nosotros en la cocina, y la gente necesita información al instante”. – Trabajador de la Información

Para ayudar a los clientes a administrar mejor su tiempo en este nuevo ambiente, Teams cuenta con características como el estado de Concentración, que informa a tu equipo que necesitas reservar tiempo en tu calendario para concentrarte en una determinada tarea. También pueden definir horas tranquilas y días tranquilos para silenciar las notificaciones en Teams en el momento que lo desees.

En las próximas semanas lanzaremos la extensión de mensajes Reflect en Teams, la cual proporciona a los directores una manera sencilla de comunicarse con sus equipos para hablar sobre temas como el balance entre la vida laboral y personal. Las preguntas sugeridas y personalizables abarcan varios temas y están diseñadas para medir el bienestar emocional del equipo. Las respuestas pueden ser públicas para el equipo o anónimas.

Consideramos que esta fusión entre el trabajo y la vida es una tendencia del lugar de trabajo que perdurará gracias al potencial de la tecnología para ayudar a resolver algunos de los problemas inherentes. Asimismo, continuaremos innovando en las áreas de análisis organizativo y bienestar de empleados en el futuro.

Las oficinas físicas no desaparecerán en el futuro del trabajo

Muchos trabajadores alrededor del mundo han estado trabajando a distancia en los últimos cuatros meses, al menos parte del tiempo. A medida que los equipos se adaptan a esta nueva normalidad, muchos se preguntan si las oficinas físicas desaparecerán en el futuro del trabajo. Nuestros estudios indican que el trabajo seguramente consistirá en una combinación óptima de colaboración presencial y a distancia.

Por ejemplo, el 82% de los directores encuestados esperan contar con políticas de teletrabajo más flexibles después de la pandemia. Por otra parte, el 71 % de los empleados y directores manifestaron el deseo de continuar trabajando desde casa al menos parte del tiempo. Hemos escuchado también opiniones similares en nuestros grupos de enfoque.

“Antes, si tu jefe no te veía en la oficina, significaba que no estabas trabajando. Siempre y cuando acabes tu trabajo, no debería importar dónde lo hagas”. – Responsable de decisiones empresariales Aun así, nuestras investigaciones revelaron varias molestias relacionadas con el teletrabajo. Casi el 60% de las personas encuestadas se sienten más alejadas de sus colegas desde que trabajan a distancia con más frecuencia. En China, esta cifra se disparó a 70%.

Asimismo, solo el 35% de los participantes en un estudio 3 cuentan con espacio exclusivamente para trabajar a distancia. Y solo el 5% de las personas que participaron en nuestra encuesta Harris Poll viven solas. Por lo tanto, no sorprende que las distracciones, los problemas de conectividad y la falta de ambientes de trabajo ergonómicos hayan sido señalados a lo largo de nuestro estudio como algunas de las principales molestias relacionadas con el teletrabajo. Esto indica que, pese a que el futuro del trabajo será más a distancia que nunca, el espacio en las oficinas físicas —que aporta beneficios como espacios de trabajo conectados y ergonómicos y brinda oportunidades para relacionarse socialmente y fortalecer el vínculo con el equipo— seguirá siendo una parte fundamental del futuro del trabajo.

“Cuando trabajo desde casa, lo hago en la mesa del comedor. En la oficina podría tener un teclado, dos
monitores y una silla cómoda”. – Trabajador de la Información

“Definitivamente han surgido algunos problemas, ya que varias personas trabajamos a distancia aquí y hemos tenido problemas con el Wi-Fi”. – Trabajador de la Información

Conclusión

En resumen, este cambio global al teletrabajo ha generado tanto oportunidades como retos para el futuro
de nuestras fuerzas laborales. Desde el punto de vista positivo, esta situación de trabajar y aprender desde casa como familia ha creado más empatía entre los compañeros de equipo y transformado la percepción tanto de los gerentes como de los empleados sobre la eficacia del trabajo a distancia.

Además, ha logrado que el trabajo sea más incluyente para los colaboradores a distancia.
 
Desde el punto de vista negativo, más teletrabajo puede conducir a horarios laborales más largos, a la fatiga por videollamadas y a la privación de relaciones personales, como las conversaciones espontáneas en los pasillos, que pueden fortalecer la unión de los equipos y simplificar la colaboración. Y la falta de espacios de trabajo conectados y cómodos en casa sigue siendo un problema de productividad para la mayoría de nosotros.

En Microsoft, tenemos la capacidad única de ayudar a nuestros clientes a aprovechar las oportunidades y superar estos obstáculos. Pueden estar seguros de que, a medida que el mundo del trabajo evolucione, también lo harán nuestras herramientas. Mientras todos navegamos por el cambio acelerado de una época sin precedentes, seguimos firmes en nuestra misión de permitir lograr más a cada persona y a cada organización del planeta.

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