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¿Cuál es la clave para potenciar la firma digital en las empresas costarricenses?

Nov 25, 2022 | Noticias de Hoy

Revista SUMMA
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Uso de firma digital sigue creciendo en instituciones públicas y empresa privada.

Por Revista Summa

Actualmente, la firma digital ha venido ganando terreno en el mundo corporativo. En Costa Rica, entre 2009 y 2022, más de 70 instituciones públicas y privadas incorporaron esta herramienta electrónica en más de 110 servicios, según datos del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt).

La ley 8454 establece que la firma digital permite firmar documentos electrónicos con la misma validez legal y carácter probatorio que posee la firma manuscrita, sin importar el medio de envío y compartimiento de la información. Hasta 2021, las cifras del Micitt revelan que en el país se habían emitido más de 510.000 certificados de firma digital.

“Las firmas electrónicas o firmas digitales forman parte del quehacer diario del mercado de los negocios, porque constituyen una solución tecnológica que, más allá de dotar de seguridad y confianza a los documentos, también potencia la reducción del uso del papel y la simplificación en los flujos de trabajo dentro de las organizaciones”, indicó Henry Mora Corrales, Especialista de Transformación Digital de Ricoh en Costa Rica.

Tendencias como el teletrabajo, la oficina descentralizada y la transformación digital han potenciado aún más que las organizaciones busquen alternativas para mantener sus operaciones y, a su vez, cumplir con los plazos sin necesidad de posponer proyectos.

Integrar la información dispersa en procesos de negocios, disminuir las cargas de trabajos manuales, reducir los altos costos de operación y minimizar los problemas de seguridad y validez legal; son tan solo algunos de los desafíos que aún persisten en algunas compañías.

De acuerdo con la Asociación para la Gestión de Información e Imagen (AIIM), el 84% de las empresas considera que las firmas de autorización son esenciales o muy importantes dentro de sus procesos.

La firma legal de documentos digitalmente se utiliza a través de repositorios centralizados, organizados y almacenados de forma segura que, a su vez, integran las funcionalidades operativas de los distintos negocios.

En este sentido, el uso de programas como los gestores documentales puede simplificar la validación de documentos, gracias a que permiten firmar a distancia, garantizar la seguridad legal y brindar una prueba fehaciente como solución de controversias, eficiencia de los flujos de proceso, movilidad y, por supuesto, ahorros en costos directos.

Para potenciar la inclusión de la firma digital, Ricoh, empresa que brinda soluciones de tecnología para acelerar la adopción digital de sus clientes y con experiencia ejecutando proyectos de gestión documental con software como DocuWare; otorga a las organizaciones tres pasos fundamentales para el éxito:

  1. Integrar la información: De acuerdo con datos de Asociación para la Gestión de Información e Imagen, el 30% de los procesos en las organizaciones se retrasan en promedio una semana producto de las firmas de aprobación. Por tanto, resulta crucial contar un repositorio centralizado, organizado y con registros comerciales para garantizar la seguridad y disponibilidad de los documentos.
  1. Diseñar los flujos de trabajo: Más del 50% de los procesos son afectados por procesos de firma y autorización, lo cual, evidencia, la necesidad de aumentar la eficacia organizacional mediante la definición de los flujos laborales según las reglas de negocio y el refuerzo de la validez legal de la documentación.
  2. Incrementar la efectividad: Cerca de la mitad de los documentos impresos tienen como único propósito ser firmados, por ende, el uso de firma digital es una excelente alternativa para potenciar el rendimiento tanto de la organización como de los clientes mediante una gestión segura y con autenticidad garantizada.

Para Mora, la gestión de firmas digitales ofrece una mayor velocidad y flexibilidad de los negocios con miras al aumento de la calidad de los servicios internos y externos brindados por las diferentes instituciones. “Sin duda, la firma digital se está consolidando como una herramienta que garantiza el crecimiento continuo de la organización, ya que promueve un alineamiento entre la efectividad de la organización y sus procesos, lo cual, finalmente, permite que todos los esfuerzos se dirijan hacia un mismo objetivo”, puntualizó.

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