Solución tecnológica  permite administrar en forma eficiente la atención de los funcionarios del MEP y público en general, tuvo un costo de ₡20 millones

Por: Revista Summa

La Plataforma de Servicios, de la Dirección de Recursos Humanos, del Ministerio de Educación Pública, cuenta ahora con una solución integral para la atención de sus usuarios. A través de Productive Business Solutions (PBS), empresa de TI con mayor cobertura en Centroamérica y el Caribe; han adquirido una solución BMATIC, de la marca peruana representada, HIPER. Dicha solución consiste en un administrador de filas (etiquetera), que permite mediante una interfaz amigable y con el uso de la cédula de identidad, la asignación del espacio de atención al visitante de acuerdo a su necesidad o trámite. El administrador de filas, se acompaña en esta ocasión de dos pantallas con software y audio para anunciar el movimiento en la fila, así como las novedades del MEP.

Adicionalmente la solución permite el seguimiento en línea del comportamiento de la atención del público, brinda reportes y estadísticas de la afluencia de los usuarios, productividad de los operadores, tiempos de atención y espera para los clientes. El análisis de los datos recolectados facilita la toma de decisiones gerenciales, por ejemplo cuáles son las ventanillas con mayor afluencia o los plataformistas más rápidos de cada área, lo que permite tomar decisiones en el momento para agilizar las filas.

A través de nuestros especialistas, y con la colaboración de algunos funcionarios de las diferentes áreas involucradas del MEP, se realizó el diagnóstico y la instalación de acuerdo a las necesidades especiales, de volumen y espacio en el MEP.

La posibilidad de aumentar la cantidad de transacciones se traduce en una disminución en los tiempos de espera, además de brindar la opción de segmentación y priorización de clientes según las políticas que defina la institución. El nuevo equipo está elevando la capacidad institucional disponible en gran medida y optimizando recursos.

Karen Herrera, Jefe de la Plataforma de Servicios, ubicada en las instalaciones de la antigua Escuela Porfirio Brenes, explicó que el objetivo de adquirir el sistema era adquirir una solución tecnológica que permitiera de una forma ágil y sencilla mejorar la atención de los funcionarios del Ministerio de Educación Pública, objetivo que se ha cumplido a cabalidad.

El sistema contabilizó 5893 personas atendidas del 02 de diciembre del 2014 al 19 de diciembre del 2014, se minimizaron considerablemente los tiempos de espera.

El mecanismo de fichas electrónico tuvo un costo cercano a los ₡20 millones e incluye pantallas informativas, soporte técnico, capacitación del personal, máquina para la emisión de tiquetes y el sistema –parlantes– de audio.

La licencia contratada permite que el sistema de atención pueda replicarse en las diferentes Direcciones Regionales de Educación, ante un eventual proceso de Desconcentración de Servicios.

“Este caso del MEP, para nosotros es un excelente ejemplo de cómo la tecnología está al servicio de las necesidades puntuales del cliente. Nos enorgullece haber sido parte de este hito de mejora en la atención de un sector tan importante como son los educadores costarricenses”, dijo Cristian Sánchez, Gerente General de PBS Costa Rica, distribuidor autorizado de HIPER, en la región.

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