Los reportes de gastos, donde los empleados informan gastos de viáticos, son una constante en cualquier organización.
Por Revista Summa
Con la digitalización y la hiperconexión de los ambientes de trabajo, la automatización se ha convertido en algo muy común en los últimos años. Tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el Internet de las cosas (IoT) y blockchain, usadas en conjunto con ERP (Enterprise Resource Planning) en la nube, están ampliando nuestro entendimiento de lo que puede ser automatizado.
Tareas en las que antes se consideraba que la interacción humana era esencial (como el reconocimiento de imágenes y la creación de reportes) ya son hechas, en muchas ocasiones, por sistemas digitales.
“Sin embargo, a pesar de ese potencial, muchas empresas todavía no aprovechan todos los beneficios que la automatización de tareas ofrece. Unas veces por falta de tiempo para dedicarse a investigar sobre el tema; otras, porque se desconocen los beneficios de hacerlo. En todo caso, ciertamente hay actividades que toda organización podría automatizar sin mayor problema”, explicó Alfonso López, Gerente de Oracle Centroamérica.
Existen cinco áreas donde el potencial de automatización de tareas es relativamente poco explorado y muy necesario. Oracle le explica cuáles son:
1. Reportes de gastos. Los reportes de gastos, donde los empleados informan gastos de viáticos, son una constante en cualquier organización. Crear, verificar y aprobar esos reportes, por lo tanto, es un proceso que puede ser automatizado prácticamente en su totalidad. Es posible, por ejemplo, usar un sistema que catalogue gastos a partir de una foto del recibo fiscal tomada con un celular. Ese cambio agiliza la generación de los reportes. La aprobación de estos, al mismo tiempo, también puede ser agilizada. Una inteligencia artificial es capaz de analizar los reportes y aprobarlos al constatar que coinciden con otros ya aprobados, liberando el monto poco después. Todo el proceso será automático y el gerente solo necesita estar atento en caso de que el sistema detecte algo inesperado.
2. Procesos de marketing de ventas. El área de marketing tiene diversos procesos que pueden automatizarse. En la captación de leads, por ejemplo, es posible utilizar un sistema que reúna todos los datos captados en una única base de datos. Ese mismo sistema también puede ser configurado para enviar notificaciones al equipo en caso de que consiga algún lead particularmente adecuado al perfil que la empresa busca atender. Dependiendo de los datos, podría ser clasificado de acuerdo con su posición en el embudo de ventas. Con algunos datos, es posible, incluso, que el sistema guíe a los vendedores a los próximos pasos más adecuados para cerrar el trato con ese cliente potencial.
3. Reclutamiento y selección. Escoger al mejor candidato para una vacante en la empresa es una de las tareas que más consume tiempo al área de recursos humanos. Se trata de una actividad laboriosa, puesto que muchos de los candidatos ni siquiera cumplen con los requisitos mínimos de las vacantes, y la falta de eficiencia puede hacer que la organización pierda un talento importante. La inteligencia artificial también es capaz de ayudar en ese proceso. El sistema puede aprender a tomar en cuenta diversos factores para entender el perfil profesional que la empresa está buscando. En ese momento, se vuelve capaz de evaluar a los candidatos y seleccionar, entre ellos, solo los que merecen ser considerados por el reclutador.
4. Supply chain. Con la unión de la inteligencia artificial, el Internet de las cosas y blockchain, es posible automatizar una buena parte de la cadena logística. Las cámaras y sensores inteligentes son capaces de monitorear inventarios, rastrear materiales e insumos, emitir pedidos de compra para materiales y controlar la salida de productos. Estos recursos permiten que sea posible administrar esas cadenas con un mínimo desperdicio de tiempo y recursos. Esa automatización también puede estar asociada a una blockchain que involucre a todos los departamentos o empresas relacionadas a la cadena. Con eso, es posible tener un absoluto control y confianza en cada eslabón de la cadena, además de que sea viable configurar el sistema para notificar a todos los stakeholders a medida que la etapa del proceso es cumplida.
5. Comunicación diaria. Seguramente ya te ha pasado: después de pasar mucho tiempo esperando a que alguien concluya una tarea de la cual depende tu trabajo, descubres que ésta ya fue terminada hace tiempo. Pero, como la persona olvidó avisar que acababa su trabajo, no pudo iniciar sus actividades. Ese es justamente el tipo de comunicación diaria que puede ser fácilmente automatizada con un ERP en la nube. Conforme el sistema detecta la conclusión de determinadas tareas, puede mandar automáticamente notificaciones al resto de responsables involucrados en el proceso.
Formas de automatizar tareas. Hay diversas maneras de automatizar tareas. Desde herramientas relativamente simples que pueden ser usadas por alguien que no tiene ningún tipo de conocimiento sobre programación, hasta la integración más profunda de softwares diferentes por medio de API. En el caso de las aplicaciones de negocio, como un Enterprise Resource Planning (ERP) o un Human Capital Management (HCM) en la nube esa automatización muchas veces puede ser hecha por el equipo responsable del sistema. Ambos incorporan recursos de inteligencia artificial, lo cual le permite aprender a medida que el sistema es usado. Con eso, tanto la identificación como la automatización de tareas repetitivas se vuelven más fáciles. En el caso de un ERP o un HCM en la nube de Oracle, es algo que cualquier empresa puede implementar de manera extremadamente ágil.