No es recomendable reunir a un equipo en una sesión online todo el día, mucho menos dos días seguidos.
Por Pablo Marrone, Líder en Colaboración para Cisco Latinoamérica
Sea presencial u online, el facilitador de cualquier reunión o workshop debe aplicar los mismos principios básicos para realizar un taller con impacto: mantener a las personas “enchufadas”, con ganas de participar, extraer lo máximo de los participantes, etc.
Pero es verdad también que las reglas del juego, en un entorno online, no son las mismas. Para ello, Cisco brinda algunos consejos para sacar el máximo partido a un workshop online.
Consejo 1: Reglas de convivencia
Tantos años de escuela y universidad han enseñado los principios básicos de convivencia en una clase presencial; sin embargo, no siempre estas reglas aplican a un entorno online. Por tanto, el facilitador o presentador debe comenzar la sesión con una diapositiva que contenga las principales “reglas de convivencia” para todos los participantes: Todo el mundo cámaras encendidas; micrófonos en mute a no ser que alguien quiera comentar; y por favor, no empezar con un “¿Me escuchan?”, el facilitador o los participantes se encargarán de comentarte en el chat si algo va mal. Importante también animar a los participantes a usar el chat al inicio, para que se familiaricen con él.
Consejo 2: No es necesario llevar saco
Hay un profundo e inmediato cambio en la etiqueta de las relaciones tanto para los líderes como en todos los colaboradores. Verse unos a otros es fundamental, escucharse correctamente también, por eso se recomienda mantener la cámara encendida a una distancia moderada entre el dispositivo y el cuerpo y sin contraluz.
Igual de importante es el sonido, los headsets de buena calidad se han tornado un accesorio imprescindible; para ello, se deben emplear auriculares, como los de Cisco, para mantenerse concentrado, especialmente en entornos ruidosos.
Consejo 3: El tiempo es oro
No es recomendable reunir a un equipo en una sesión online todo el día, mucho menos dos días seguidos. El consejo es tratar de espaciar las sesiones durante la semana y que sean de una duración de no más de 45 minutos. Es increíble lo mucho que se puede hacer en ese lapso de trabajo si se plantea una buena agenda y se piensan en los objetivos para cada sesión por anticipado.
Importante también el papel del facilitador en la gestión de los tiempos y mantener el foco en los objetivos a conseguir. Para esta función, se recomienda crear una especie de parking lot donde se puede poner aquellos puntos que desvíen del objetivo final y que puedas sacar a la luz en otras sesiones o offline con el participante.
Además, el uso de soluciones como Cisco Webex Teams para realizar los trabajos previos, permiten llegar con los temas pre estudiados, así la sesión será un intercambio de información relevante.
Consejo 4: Grupo grande vs grupo pequeño
Si facilitar una discusión con un gran grupo de personas de manera presencial es un desafío, hacerlo online es aún más difícil. Se recomienda, si es posible, limitar el número de participantes a 10 personas por sesión. A la hora de moderar, se aconseja apoyarse en herramientas visuales para que los participantes adopten de mejor forma el contenido y luego puedan interactuar con herramientas digitales; en el caso de Cisco Webex, con la pizarra digital, por ejemplo.
Para un grupo numeroso, se pueden desarrollar sub-grupos virtuales dentro de una misma llamada, tipo Breakout Session. Esta funcionalidad se encuentra disponible en Cisco Webex, permitiendo así sesiones de trabajo independientes dentro de un mismo evento virtual. Definitivamente esta función incrementará la participación en un taller.
Consejo 5: Herramientas integradas y seguras
Los dispositivos de video compactos diseñados para escritorios son los nuevos aliados de los líderes remotos. Este tipo de herramienta permite que la experiencia de los usuarios sea tan buena para el presentador como para los asistentes de una sesión virtual. Cisco Webex Desk Devices ofrece la más alta calidad de video conferencias, pizarras de trabajo, interacción y el poder de la inteligencia artificial avanzada con Webex Assistant o reconocimiento facial.
Por último, recuerde que su información debe estar segura. Asegúrese de contar con herramientas que cumplan con altos estándares, está claro que en toda experiencia online debe prevalecer la privacidad como prioridad.